Wissenswertes zur Betriebskostenabrechnung
Wissenswertes zur Betriebskostenabrechnung
Was wird benötigt, um eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen?
Zur Erstellung einer ordnungsgemäßen Betriebskostenabrechnung sind folgende Unterlagen vollständig beizubringen:
1. Angabe zum Abrechnungszeitraum oder ein Muster der bisher durch Sie zuletzt erstellten Betriebskostenabrechnung.
2. Alle Mietverträge der Mieter (welche im Abrechnungszeitraum im Objekt wohnen oder gewohnt haben) in Kopie.
3. Eine Tabelle (Aufstellung) mit allen nötigen Angaben wie Lage der Wohnung, Mieternamen, Wohnfläche, Personenzahl, Angaben zu den aktuellen monatlichen Vorauszahlungen des Mieters, sowie Angaben der Ablesungen zum Anfang und Ende des Abrechnungszeitraums von Zwischenzählern (Wasser, Strom,… sofern nicht vom Mieter direkt an das Versorgungsunternehmen gezahlt wird). Bei Mieterwechseln sind die Angaben des Auszugs des Vormieters der Wohnung, evtl. Leerstände sowie die Angaben des neuen Mieters einzufügen. Ebenso Zwischenstände der Zähler vom Auszug des alten Mieters bzw. Einzug des neuen Mieters.
4. Sämtliche umlagefähige Kostenbelege, welche im Haus abgerechnet werden:
Grundsteuerbescheid, Wasser-/Abwasserrechnung, Versicherungsrechnungen (Wohngebäude/Haus- und Grundbesitzer Haftpflichtversicherung), Müllgebühren, Schornsteinfeger, Niederschlagswasser, Straßenreinigung, Wartung der Heizung etc.
Bei Ein/Auszug während des Abrechnungszeitraum bitte Zwischenzählerstände aufschreiben und beifügen, sofern verbrauchsabhängig abgerechnet wird.
Keine Reparaturrechnungen!
Bei überschneidenden Rechnungen, welche nicht identisch mit dem Abrechnungszeitraum sind, werden alle Belege benötigt, die den Abrechnungs-zeitraum abdecken.
Für Betriebskostenpositionen, bei denen sich die Kosten zum Vorjahr nicht verändert haben, bitten wir um einen schriftlichen Hinweis. Ebenso für Kosten, die nicht jährlich anfallen (z.B. bestimmte Schornsteinfeger- oder Wartungskosten)
5. Bei Eigentumswohnungen zusätzlich
Hausgeldabrechnung, Heizkostenabrechnung (bei Mieterwechsel gesplittet),
Aufstellung ggf. über Zählerstände bei Mieterwechsel Zwischenzählerstände,
Angaben zu Nebenkostenvorauszahlungen
Grundsteuerbescheid
6. Weitere Angaben werden bei Mischobjekten (Gewerbe und Wohnungen) benötigt. Hier ist die Angabe beizufügen, ob ein Vorwegabzug z. B. für den Gefahrenerhöhungsanteil bei der Versicherung (mögl. bei Gaststätten o. ä.) Niederschlagswasser (mögl. wenn z. B. Wohnhaus und Gewerbehalle auf dem Grundstück sind) o.ä. anfällt, der nur auf das Gewerbe entfällt. Die nötigen Angaben bitten wir entsprechend schriftlich als Beleg beizufügen.
7. Heizkostenabrechnungen können durch unser Haus nicht erstellt werden. Hierzu wenden Sie sich bitte an ein entsprechendes Unternehmen für Heizkosten.
Die fertige Heizkostenabrechnung wird in der Betriebskostenabrechnung dann ggfs. mit eingearbeitet.
Der Gesetzgeber gibt eine großzügige Frist zum Erstellen der Abrechnung: Ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraumes muss die Abrechnung beim Mieter vorliegen. Danach ist diese verwirkt!
Eine Einreichung der Unterlagen bei uns muss mindestens 3 Monate (je früher desto besser) vor Ende des Abrechnungszeitraums erfolgen. Wir bitten Sie, nur vollständige und geordnete Unterlagen einzureichen. Nur so kann eine fristgerechte Erstellung der Betriebskosten gewährleistet werden.
Bei erstmaliger Erstellung bitten wir um Terminvereinbarung!
Hinweis: Um unnötigen nachträglichen Schriftverkehr oder Telefonate während der Bearbeitung zu vermeiden, bitten wir nur komplette geordnete Unterlagen einzureichen. Bei ungeordneten Unterlagen müssen wir aufgrund des erhöhten Zeitaufwandes eine gesonderte Bearbeitungsgebühr nach Zeitaufwand in Rechnung stellen. Für evtl. falsch übermittelte Daten oder Angaben übernehmen wir keine Haftung und lehnen bereits zum jetzigen Zeitpunkt jegliche Zahlungsersatzansprüche ab. Eine Korrektur der Abrechnung aufgrund falsch übermittelter Daten wird mit 18,00 EUR pro Wohneinheit in Rechnung gestellt.
Die fertig erstellte Betriebskostenabrechnung senden wir Ihnen auf dem Postweg (Einwurf-Einschreiben) zu oder Sie holen Sie nach Absprache in der Geschäftsstelle ab.
Als Vermieter sind Sie gesetzlich verpflichtet, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen, sofern im Mietvertrag vereinbart ist, dass der Mieter Nebenkosten zahlt. Die Abrechnung muss jährlich und innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums erfolgen (§ 556 Abs. 3 BGB). Dieses gilt auch, wenn diese durch Dritte erstellt werden.
Aufgrund der zunehmenden Menge, sowie den höheren Anforderungen an die Betriebskostenabrechnungen bitten wir Sie, sich zukünftig an den von uns vorgegebenen Abgabetermin (spätestens ca. 3 Monate vor Fristablauf) zur Erstellung Ihrer kalenderjährlichen Betriebskostenabrechnungen zu halten. (Stichtag siehe auch Mitgliederzeitung)
Bei jahresübergreifenden Abrechnungen sollten die Unterlagen ebenfalls spätestens 3 Monate vor Fristablauf ihrer Abrechnungen, bei uns eingegangen sein.
Wir bitten Sie, nur vollständige und geordnete Unterlagen einzureichen (möglichst in einer Klarsichthülle oder Schnellhefter).
Nur so kann gewährleistet werden, dass Ihre Abrechnung fristgerecht bis zum Ende des Fristablaufes, erstellt werden kann.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir bei verspäteter Abgabe oder unvollständiger Unterlagen eine zeitnahe Erstellung Ihrer Nebenkostenabrechnung nicht mehr garantieren können und Ihnen dadurch Nachteile gegenüber Ihren Mietern entstehen können.
Daher weisen bereits jetzt schon darauf hin, dass wir bei verspäteter oder unvollständiger Abgabe der Unterlagen jegliche Haftungsansprüche hierfür ablehnen.